Beurstraining Nederland
Beursdraaiboek
Inleiding; Het nut van een Beursdraaiboek
Beurzen, tentoonstellingen, expo’s en congressen vormen samen met advertenties, mailings en bezoek van accountmanagers de belangrijkste informatiebronnen voor gebruikers van professionele en producten en diensten. Gelijk aan andere communicatiemedia, zoals internet en sociale platforms, maakt ook de expo branche belangrijke ontwikkelingen door. Het aantal speciale (vak)beurzen stijgt en naast internationale en nationale worden ook veel regionale beurzen georganiseerd.
Waarom deelnemen
Deelnemen aan beurzen en expo’s / tentoonstellingen vraagt doorgaans belangrijke investeringen. In verhouding tot andere communicatie instrumenten zijn beursinvesteringen, zowel in tijd als geld, relatief hoog. Weloverwogen kiezen is dan ook belangrijk. "We kunnen daar niet wegblijven" kan een bijkomende reden voor beursdeelname zijn, maar nooit het primaire doel.
Wat zijn uw doelstellingen
Definieer duidelijk uw beursdoelstellingen en ga na of deze aansluiten bij de beurszoekers doelstellingen. Maak een goed kostenoverzicht, niet alleen van de directe kosten, maar ook van de indirecte kosten zoals vrouw/en manuren, reis- en verblijfkosten. Weeg de totale investering, minus de reis- bezoekkosten, klanten en prospe cts komen immers naar u toe, en de te verwachte resultaten goed tegen elkaar af.
U besluit tot beursdeelname, prima! Laat het beursconcept dan ook aansluiten bij uw overige communicatie uitingen. Maak gebruik van het 4P Beursprincipe. En verzeker u van een goede plaats door op tijd in te schrijven en overleg met de beursorganisatie. Bedenk daarbij dat u voor de tentoonstellingscentra zoals de RAI, AHOY, Jaarbeurs, etc. belangrijk bent. Een “slechte” plaats kan het effect van uw investering verminderen. Zorg er ook voor dat uw stand door de juiste communicatieve en visuele hulpmiddelen genoeg 'stoppingpower' krijgt.
Maar zorg bovenal voor een goede briefing, instructie van uw standontwerper/-bouwer, de uitvoerder van al uw plannen. En natuurlijk uw BeursTeam.
Het BeursTeam, is uiteindelijk verantwoordelijk voor uw het beursresultaat!
Briefing Standbouwer
Algemeen
Goede briefing zorgt voor de juiste creatieve vormgeving, goede planning en organisatie en een duidelijk kostenbeeld. Het voorkomt achteraf discussies over uitvoering, kosten en verantwoordelijkheden.
Veel complicaties (zowel technisch als budgettair) die bij de realisatie van een stand ontstaan, vinden hun oorzaak in onduidelijke of onvolledige briefing voor het ontwerp en de uitvoering. Of in het ergste geval in het volledig ontbreken van een schriftelijke briefing.
Wat is het belang van goede briefing
Een correcte briefing verschaft naast informatie over de betreffende (vak)beurs en de te exposeren producten ook duidelijkheid over:
- Uw specifieke beursdoelstellingen, zoals bijvoorbeeld; de introductie van een nieuw product, directe verkoop door middel van beursaanbiedingen, het benadrukken van servicemogelijkheden, imago versterking, etc.
- De algemene communicatiedoelstelling die creatief moet worden vertaald in een standconcept
- Wat wenst u uit te stralen
- Lopende themacampagnes en andere advertising en salespromotion activiteiten
- De verwachte bezoekersdoelgroepen
- Specifieke wensen voor de ontvangst van bezoekers, zoals gespreksruimten, informatie/ontvangstbalie, visuele kernpunten, speciale displays, tekstboodschappen, etc.
- De situatie (op de beurs) ten opzichte van de concurrentie, wat betreft plaats, oppervlak, type stand, doelstellingen, etc. Waarin maakt u het verschil.
- Het gebruik van aanvullende reclameactiviteiten, zoals uitnodigingen, brochures, beurskranten, mailings, advertenties, internet, affiches, uw website, Facebook en Twitter
- Budgetten waarbinnen geopereerd moet worden
- Exacte tijdsplanning met data voor teamoverleg in de verschillende stadia (eerste ontwerp, offerte, definitieve tekeningen, voortgangscontroles, etc.).
Basisbriefing voor standbouwer
Bedrijf /organisatie : ......................................................................................................
Contactpersoon : ......................................................................................................
Doorkiesnummer : .....................................................
Beurs : ......................................................................................................
Beurslocatie : ......................................................................................................
Hal en nummer : ......................................................................................................
Beursperiode : ......................................................................................................
Oppervlak: : ...............................x...............................= ..............................m2
Soort stand : wandstand - hoekstand - kopstand - eilandstand
Opbouwdata : ......................................................................................................
Afbouwdata : ......................................................................................................
Standaardvoorzieningen
(indien van toepassing ja, nee of aantal)
Telefoon : .............................. Keuken : ..............................
WIFI : .............................. Balie : ..............................
Spreekruimte : .............................. Krukken : ..............................
Computer : .............................. Kasten : ..............................
Water : .............................. Vloer : ..............................
Stroom .............................. Planten : ..............................
Perslucht : .............................. Hostesses : ..............................
Fotografie : ..............................
Specificaties standaardvoorzieningen:
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Primaire beursdoelstellingen:
- ................................................................................................................................................
- ................................................................................................................................................
- ................................................................................................................................................
- ................................................................................................................................................
Te exposeren producten/productgroepen:
- ................................................................................................................................................
- ................................................................................................................................................
- ................................................................................................................................................
- ................................................................................................................................................
- ................................................................................................................................................
- ................................................................................................................................................
- ................................................................................................................................................
- ................................................................................................................................................
- ................................................................................................................................................
- ................................................................................................................................................
Beschrijving gewenste communicatie uitingen
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Overige standparticipanten, indien deze gebruik maken van uw stand
- ........................................................................................................................(................ m2)
- ........................................................................................................................(................ m2)
- ........................................................................................................................(................ m2)
- ........................................................................................................................(................ m2)
Speciale wensen en/of instructies:
(bijv. blow-ups, vitrines, demo-units, beeldkrant, touch schermen, interactieve communicatie)
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Planning:
Basisbriefing : ...........................................(week 9-12 of eerder)
Eerste ontwerp : ................................................................(week 8)
Begroting : ................................................................(week 7)
Interne beoordeling : ................................................................(week 6)
Definitief ontwerp : ................................................................(week 5)
Gedetailleerde offerte : ................................................................(week 4)
Aanleveren teksten en fotomateriaal : ................................................................(week 4)
Gedetailleerde decoratie-offerte : ................................................................(week 3)
Aanleveren producten : ................................................................(week 2)
Controle standbouw : ................................................................(week 1)
Oplevering (datum + tijdstip) : ................................................................(week 0)
3. Budgetoverzicht
Standhuur .................................................................
Ontwerp en uitvoering .................................................................
Standactiviteiten (show, demonstraties) ..................................................................
Groendecoratie ..................................................................
Standbezetting (hostess, kleding, badges) ..................................................................
Catering (bemanning, bezoekers) ..................................................................
Telefoon ..................................................................
Elektra ..................................................................
Water ..................................................................
Schoonmaakdienst ..................................................................
Transport ..................................................................
Opslag ..................................................................
Verzekering ..................................................................
Standfotografie ..................................................................
Bezoekerswerving (uitnodigingen,
toegangskaarten, mailings, premiums) ..................................................................
Persvoorlichting (mappen, mailings) ..................................................................
Advertenties (beurscatalogus, vakbladen) ..................................................................
Overige promotionele activiteiten ..................................................................
Informatiemateriaal (brochures, beurskrant) ..................................................................
Afhandeling informatie-aanvragen ..................................................................
Bezoekers interesse formulier ..................................................................
Monsters en stalen ..................................................................
Beurstraining inhouse of extern ...............................................................
Incentives ..................................................................
Diversen ..................................................................
Totaal directe kosten in euro’s ..................................................................
4. JAARPLANNING
EEN JAAR TEVOREN
- Start onderzoek ten behoeve van mogelijke beursdeelname. Vraag beursliteratuur, bezoekersenquête, etc. aan
- Stel voorlopig budget op (directe en indirecte kosten)
- Weeg investering en verwachte opbrengsten tegen elkaar af en vergelijk resultaten met mogelijke andere activiteiten
- Kies voor al dan niet deelnemen, neem budget op in PR en marketing budget
- Peil interesse van andere afdelingen of zuster / dochterondernemingen voor deelname.
NEGEN MAANDEN TEVOREN
- Overleg met betrokken managers over te exposeren productgroepen
- Schrijf in voor deelname. En het benodigde oppervlak
- Informeer afdeling Corporate Marketing & Communications.
VIJF MAANDEN TEVOREN
- Controleer beschikbare documentatie. Bestel eventueel herdrukken of maak nieuwe
- Controleer beschikbaarheid producten en monsters, bestel beursvoorraden
- Reserveer specialisten, apparatuur, demo-units, etc. bij andere
- Overleg met beursorganisatie over standlocatie
- Maak planning voor reclame en promotie-activiteiten
- Start interne communicatie.
VIER MAANDEN TEVOREN
- Controleer alle benodigde aanvraagformulieren en documenten
- Controleer voortgang nieuwe documentatie en reclame- en promotie-activiteiten
- Controleer nogmaals beschikbaarheid producten en monsters
- Vul basisbriefing in en laat deze door betrokken managers/supervisors accorderen
- Schrijf persberichten en maak een Persmap
- Controleer beschikbaarheid fotomateriaal, zowel voor decoratie (kleur) als voor persberichten (zwart/wit) en in kleur.
DRIE MAANDEN TEVOREN
- Verzorg briefing aan standbouwer
- Maak plan voor het BeursTeam, boek o.a. hotel/ restaurant accommodatie
- Regel transport en invoer van buitenlandse apparatuur, demo-units, etc.
- Controleer beschikbaarheid buitenlandse medewerkers
- Verzend persinformatie voor de vakbladen.
TWEE MAANDEN TEVOREN
- Bestel indien noodzakelijk nieuwe badges en visitekaartjes voor het BeursTeam
- Start bezoekerspromoties en controleer plaatsing advertenties
- Stel programma beurstraining samen, informeer de deelnemers.
- Controleer checklisten! En beurskleding / beursoutfit.
- Reserveer datum beurstraining, locatie / ruimte en beurstrainer.
5. CHECKLISTEN
5.1 INTERNE COMMUNICATIE
O accorderen briefing door betrokken managers
O regelmatig overlegvergaderingen (zie planning)
O info artikelen op uw website
O speciale nieuwsbrieven (beurs update)
O website / Facebook aanpassen
5.2 BEZOEKERS WERVEN
O persoonlijke uitnodigingen klanten en prospects ......................................................
O algemene mailings ......................................................
O Website en Facebook ......................................................
O persberichten ook voor de lokale krant ......................................................
O advertentie beurscatalogus ......................................................
O advertenties vakbladen ......................................................
O radio/TV reclame ......................................................
O affiches ......................................................
O overige buitenreclame ......................................................
O internet ......................................................
O gratis entreebewijzen ......................................................
O gratis parkeerkaarten ......................................................
O accountmanagers-activiteiten ......................................................
O VIP -activiteiten ......................................................
O .............................................................................. ......................................................
5.3 STANDVERZORGING
O meubilair ......................................................
O keukeninrichting/apparatuur / spiegeltje ......................................................
O telefoon ......................................................
O elektriciteit, water ......................................................
O water ......................................................
O perslucht ......................................................
O groendecoratie / bloemen ......................................................
O catering ......................................................
O schoonmaak en bewaking .....................................................
O bewaking ......................................................
O verzekering ......................................................
5.4 THUISFRONT
O doorgeven aan secretaresses, binnendienst, centrale:
- standnummer en locatie
- telefoonnummer(s)
- openingstijden beurs
- roulatieschema bemanning
O organisatie informatieverzending:
- overleg met secretariaat en binnendienst
- overleg met magazijn voor afhaal beursproducten
- beschikbaarheid folders, brochures
- duidelijke beursleads
- dagelijkse verzending naar kantoor voor verwerking
O uitnodigen binnendienstmedewerkers
- spreiding af- aanwezigheid, wie komt wanneer en wat is het doel
- toegang- en parkeerkaarten
5.5 TRANSPORT
O opbouwmateriaal
O expositie- en demonstratiemateriaal
O standuitrusting en standinventaris
O documentatiemateriaal
O extra materialen (tussentijds)
O opslag emballage
O ..................................................................................................................................................
5.6 AFSLUITING / AFBOUW
O regeling afbouw
O regeling transport (denk aan drukte)
O veilige afvoer producten (pas op voor diefstal)
O afscheid standbemanning (borrel, attentie, evaluatie)
O beursincentives
O definitieve evaluatie (omzet, contacten, kosten)
O ...................................................................................................
6. STANDIVENTARIS
O koffie, thee
O melk, suiker
O glaswerk( wijn, bier en fris)
O koffiekopjes
O lepeltjes
O plastic bekers
O plastic borden
O koffie- en theepot
O schaaltjes (suiker, snacks)
O kurkentrekker
O flessenopener
O messen
O schaar
O dienbladen
O servetten
O zeep/afwasmiddel
O handdoeken
O theedoeken
O keukenrol
O vuilnis bak
O vuilniszakken
O bezem / stofzuiger
O stoffer en blik
O spons
O keukenlapjes
O poetsmiddelen
O spiegeltje
O eenvoudig gereedschap
O dubbelzijdige tape
O secondelijm
O reservelampen
O EHBO-doos
O hoofdpijntabletten
O naaisetje
O telefoonlijst
O belangrijke telefoonnummers
O koelkast (op stahoogte)
O koffiezetapparaat
O faxapparaat
O kopieermachine
O computer
O viltstiften
O ballpoints
O nietmachine/nietjes
O ontnieters
O notitiebloks
O post-it notes
O plakband
O elastiekjes
O bezoekers interesse formulier
O schrijfplankjes
O orderblokken
O beurscatalogi
O badges en visitekaartjes
O relatiegeschenken
O stickers
O plastic draagtassen
O corporate brochures
O leveringsprogramma's
O productmappen
O prijslijsten
O persmappen
O monsters
O zoutjes/snacks
O frisdranken
O alcoholische dranken (mits toegestaan)
7. CATERING
Afdeling : ......................................................................................................
Contactpersoon : ......................................................................................................
Beurs/activiteit : ......................................................................................................
Budgetnummer : ....................... Afhaaldatum : ..............................
Koffie/thee
.......... koffiebekers plastic
.......... koffiebekerhouders
.......... koffielepeltjes plastic
.......... koffiekopjes porselein
.......... koffielepeltjes metaal
.......... gebaksbordjes porselein
.......... gebakvorkjes metaal
.......... papieren onderleggertjes
.......... suikerzakjes
.......... zakjes Candarel
.......... melkpoeder (zakjes)
.......... koffiemelk (cups)
.......... koffiekoekjes
.......... koffiezetapparaat
.......... waterkoker
.......... koffie/theepotten
.......... koffiefilters
.......... theezakjes
.......... meeting mints
.......... chocolade
Alcoholische dranken
.......... bier (blik) *
.......... rode wijn
.......... witte wijn
.......... sherry
.......... port
.......... kurketrekker
Broodjes
aantal personen ........ x aantal dagen ........
Frisdranken *
.......... spa rood
.......... spa blauw
.......... cola
.......... sinas
.......... 7 up
.......... bitter lemon
.......... jus d'orange
.......... cassis
.......... chocomelk
.......... tonic
Schoonmaakartikelen
.......... handdoeken
.......... theedoeken
.......... schoonmaakdoekjes
.......... scotchbrite spons
.......... afwasmiddel
.......... zeep
.......... glassex
.......... vuilnisbakken/zakken
.......... pedaalemmer
Diversen
.......... schaaltjes
.......... dienbladen
.......... messen
.......... zoutjes/pinda's
.......... (plastic) wijnglazen **
.......... (plastic) bierglazen **
.......... stukjes kaas & worst
* Aantallen in veelvoud van 24 stuks (tray) aangeven.
** Mocht men gebruik willen maken van gewone glazen, dan (plastic) doorstrepen.
Minimaal 14 dagen voor afhaaldatum insturen!
8. Training & Instructies Standbemanning / BeursTeam
O Voorbereiding beurstraining
- reserveren trainingslokaal of externe locatie
- samenstellen trainingsprogramma in overleg met trainingsorganisatie
- uitnodigen betrokkenen
O Doelstellingen voor de beursdeelname
- algemene doelstellingen
- omzetdoelstellingen
- incentives
O Standindeling en locatie
- standconcept
- verwachte bezoekersstromen
- positie t.o.v. de concurrentie
O Contacten bezoekers
- benadering/gespreksopening
- bezoekregistratie formulier
- gebruik spreekkamers
- verzorging bezoekers/gasten
- functie hostess
O Verantwoordelijkheden
- standmanager
- opdracht- en taakverdeling
O Algemene afspraken/beursreglement
- werk- en rusttijden
- lunches, diners, logies
- visitekaartjes/badges
- telefoongebruik
- aankondigen belangrijke bezoekers
O Beurskleding
- schoenen
- jasje / sjaaltje dames ( beursoutfit )
- jasje / dasje heren ( beursoutfit )
- eigen keuze casual
- maak duidelijke afspraken; voorkom verrassingen
9. Voorbeeld Beursreglement
1. Als gastvrouw / heer is men:
- correct en representatief gekleed
- fit
- vrij van alcohol- of knoflooklucht
2. Iedereen dient uiterlijk om ....... uur aanwezig te zijn.
3. De spreekkamer(s) alleen gebruiken voor het ‘afsluiten’ van orders. Eventuele 'social visitors' meenemen naar het beursrestaurant (alleen bij uiterste noodzaak).
4. Orders en bezoekers interesse formulieren volledig en leesbaar invullen
5. Maak kritisch gebruik van offerte aanvragen. Doorvragen dus.
6. Houd de stand netjes en opgeruimd
7. Rook niet of zo min mogelijk
8. Spring bij waar nodig. Coach ook elkaar!
9. Lunch: Maak duidelijke afspraken, wie, wanneer, hoe lang en waar.
Zorg voor voldoende standbemanning tijdens de lunch.
10. Avondbeurs: diner te gebruiken bij ..........................................................(op rekening), tussen .......... en ......... uur.
11. Aan het einde van iedere beurs dag:
- machines uitzetten en afdekken
- demovoorraden opruimen
- kleine machines etc. opbergen
- prullenbakken legen, stand opruimen
- bespreken van de dagresultaten en de beursleads o.l.v. standmanager
10. Persvoorlichting
Maak gebruik van de Pers. En maak het de mensen van de Pers makkelijk. Zij hebben een
deadline. Zorg voor een persbericht. Op papier, eventueel in Engels en Duits. En op een
schijfje of stick.
10.1 Checklist
O planning (sluitingsdata vakbladen, persconferentie)
O persartikelen (intern of extern geschreven)
O persfoto's (shooting en dupliceren)
O persconferentie/noviteitenshow
O mailinglist (volledigheid en adressen controleren)
O verzenden persberichten
O gebruik perskamer/documentatiecentrum
O bepalen (pers)contactpersoon
10.2 Persartikelen
- Is er daadwerkelijk iets nieuws te melden?
- Is dit door middel van een persbericht goed te communiceren?
- Kan het bericht intern worden geschreven of is assistentie nodig?
- Is de heading kort en krachtig en in overeenstemming met de inhoud?
- Staat de lengte van het artikel in verhouding tot de betekenis ervan?
- Komen in het bericht niet teveel (soms slecht begrepen) vaktermen voor? Zo ja, is een toelichting gewenst?
- Is als voetnoot vermeld hoe aanvullende informatie verkregen kan worden?
- Kan het bericht worden versterkt door het bijvoegen van één of meerdere foto's? Zo ja, zorg voor korte, pakkende bijschriften.
10.3 Persconferentie
- Waar en wanneer is de persconferentie gepland?
- Kunnen gegevens of persmappen worden aangeleverd?
- Zo ja, waar, wanneer en in welke vorm?
- Kan een persoonlijke toelichting of demonstratie worden verzorgd?
10.4 Perskamer
- Is een perskamer aanwezig? Wie is de contactpersoon?
- Is er een officiële opening, gevolgd door een rondgang?
- Kan eigen persdocumentatie worden gedeponeerd? Hoeveel?
- Worden er belangrijke journalisten verwacht? Wanneer en hoe laat?
- Worden er radio- of TV-opnamen gemaakt? Door wie en wanneer?
11.1 Opvolging leads
- Iedere dag de leads naar kantoor voor verwerking bij meerdaagse beurs
- Leads controleren op leesbaarheid. Iedere dag!
- Copy maken van elk leadformulier, met camera of kopieermachine
- In overzicht, spreadsheet, plaatsen voor opvolging en meten van de voortgang en resultaten
11.2 Afspraken maken én nakomen
- Gemaakte afspraken tijdens de beurs schriftelijk bevestigen per mail of brief
- Outlook agenda print bij de hand tijdens de beurs of agenda paraat
- Doel, tijdstip, verwachtingen en gemaakte follow-up met bezoeker noteren op interesse formulier.
11.3 Nazorg beurs
- Evalueren van de beurs; Wat ging goed, wat kan beter en welke suggesties voor de volgende beurs
- Bedank brief versturen binnen 4 dagen aan iedere bezoeker
- Opvolgen van aanvragen en leads
- Persbericht maken én versturen naar de bladen; vak- en regionale kranten. Terugblik op de beurs
- Persbericht op de eigen website; met kort verslag en foto’s /video van geslaagd beursevent
- Mail naar beursorganisatie, standbouwer en partners zoals toeleveranciers
- Brief naar het BeursTeam en partners, met feedback en eerste beursresultaten
- Komende 4 maanden twee wekelijkse update over gerealiseerde resultaten tot op heden
- Na vier maanden, evaluatie van het beursevent
Succes.
Kijk of www.beurstrainingnederland.nl/faq voor veel gestelde vragen, tips en suggesties.
Beurstraining Nederland is onderdeel van Sales Training Nederland Resultit
